Datenschutzerklärung
1. Verantwortlicher
NemoMatheo GmbH
Am Rosenbogen 4
65343 Eltville am Rhein
Deutschland
Geschäftsführung: Wang Yajun
Telefon: +49 155 10910316
E-Mail: privacy@nemomatheo.com
2. Zweck und Rolle
NM Fulfillment stellt ein Warehouse Management System für Händler und Fulfillment-Prozesse bereit. Bei Auftrags-, Empfänger-, Versand- und Retourendaten handeln wir grundsätzlich nach Weisung des jeweiligen Händlerkunden als Auftragsverarbeiter. Für Konto-, Sicherheits-, Vertrags- und Abrechnungsdaten können wir selbst Verantwortlicher sein.
3. Verarbeitete Daten
- Konto- und Kontaktdaten von Händler- und Mitarbeiternutzern;
- Bestellnummern, SKU, Mengen, Lager- und Statusdaten;
- für die Zustellung erforderliche Empfängerdaten wie Name, Anschrift und gegebenenfalls Kontaktangaben;
- Carrier, Trackingnummer, Versand- und Retourenstatus;
- Autorisierungs-, Sicherheits-, Geräte- und Auditprotokolle.
4. Zwecke und Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragserfüllung und Durchführung der beauftragten Lager- und Versandleistung, zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten sowie auf Grundlage berechtigter Interessen an sicherem, nachvollziehbarem Betrieb. Soweit wir Auftragsverarbeiter sind, bestimmt der Händler die Rechtsgrundlage und erteilt dokumentierte Weisungen.
5. Plattformverbindungen
Ein Händler verbindet Verkaufskanäle über das von der Plattform vorgesehene Autorisierungsverfahren. Wir verwenden Zugriffstoken nur für die freigegebenen Funktionen. Nach Widerruf wird der weitere Abruf beendet; gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.
6. Empfänger und Unterauftragsverarbeiter
Daten werden nur an erforderliche Hosting-, Kommunikations-, Monitoring- und Versanddienstleister weitergegeben. Die aktuelle, nach Bestätigung veröffentlichte Liste ist unter Unterauftragsverarbeiter verfügbar.
7. Speicherort und Drittlandtransfers
Die Anwendung einschließlich der primären PostgreSQL-Datenbank wird in der Tencent-Cloud-Region Frankfurt, Deutschland, betrieben. Eine optionale Cloudflare-Schicht darf ausschließlich für DNS, CDN und Webschutz eingesetzt werden, nicht als Ersatz für die primäre WMS-Datenbank. Produktive Übermittlungen außerhalb des EWR erfolgen erst nach dokumentierter Prüfung und Abschluss der erforderlichen Datenschutzvereinbarungen.
8. Aufbewahrung und Löschung
- Empfängername, Anschrift, Telefon und E-Mail: 365 Tage nach Abschluss, Stornierung oder vollständiger Retourenbearbeitung; danach automatische irreversible Anonymisierung, sofern kein Legal Hold besteht;
- OAuth Access- und Refresh-Token: bei Widerruf oder Trennung der Plattformverbindung unverzüglich gelöscht;
- OAuth-Auditmetadaten ohne Token-Inhalt: 365 Tage;
- betriebliche Anwendungsprotokolle: 180 Tage;
- Konto- und Sicherheitsprotokolle: 365 Tage;
- operative Datenbanksicherungen: 14 Tage; nach Aktivierung einer verschlüsselten EU-Offsite-Sicherung höchstens 35 Tage;
- gekündigte Kundenkonten: 30 Tage Exportphase, anschließend Deaktivierung und Anonymisierung;
- Bestell-, Abrechnungs-, Rechnungs- und GoBD-Nachweise: nach den jeweils anwendbaren deutschen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
Datenschutzanfragen werden mit einem Ziel von 30 Tagen bearbeitet. Automatische Anonymisierung erfolgt nur bei beendetem Vorgang, abgelaufener Frist und ohne offenen Refund, Streitfall, Rechtsanspruch oder Legal Hold. Einzelheiten: Datenlöschung.
9. Rechte betroffener Personen
Betroffene Personen können insbesondere Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch verlangen. Bei Händleraufträgen wird die Anfrage dem zuständigen Händler zugeordnet. Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.
10. Sicherheit
Wir verwenden verschlüsselte Übertragung, rollenbasierte Berechtigungen, Mandantentrennung, geschützte Token-Speicherung, Protokollierung, Backups und Prozesse zur Behandlung von Sicherheitsvorfällen. Weitere Informationen: Sicherheitsübersicht.